BISNISTIME.COM, JAKARTA –Hadirnya era digital saat ini menjadikan tata kelola arsip bagi sebuah perusahaan menjadi suatu hal yang vital. Pentingnya digitalisasi arsip sebagai langkah untuk mengamankan aset perusahaan. Dengan digitalisasi, pengelolaan dan legalisasi aset dapat dilakukan dengan lebih baik.
”Saat masih manual, sangat sulit atau mungkin ada bukti-bukti yang memang tidak lengkap,” kata Kepala Badan Pemulihan Aset Kejaksaan Agung RI, Amir Yanto, di sela peluncuran program Gerakan Tertib Arsip (GEMAR) dan aplikasi New E-Arsip pekan silam.
Menurutnya, dengan digitalisasi ini aset PLN yang jumlahnya lebih dari 100 ribu macam, tersebar dari Sabang sampai Merauke, mungkin juga ada di luar negeri, semua bisa dilegalisasi. “Sehingga semua aset mudah-mudahan clear and clean,” jelas Amir.
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Imam Gunarto memberikan apresiasi tinggi atas komitmen PLN dalam menjaga ketertiban arsip dan melakukan transformasi pengelolaan secara digital. “PLN telah mencanangkan komitmen untuk tertib arsip dan transformasi sedemikiannya, karena PLN sejak zaman dulu sudah menjadi perusahaan terdepan dalam pengelolaan arsip,” ucap Imam.
Direktur Utama PLN, Darmawan Prasodjo menyampaikan, digitalisasi arsip dan tata kelola arsip merupakan bentuk transformasi PLN dalam menghadapi era disrupsi digital. Untuk mendukung upaya perusahaan masuk ke dalam daftar Global Fortune 500, transformasi ini diharapkan dapat membuat proses bisnis PLN menjadi lebih cepat, efisien, responsif dan siap menghadapi tantangan masa depan.
Transformasi ini meningkatkan akurasi dan konsistensi dokumen hingga 50 persen, serta mengurangi biaya penyimpanan sebesar 80 persen. PLN menargetkan pengurangan ruang arsip hingga 20 persen, dengan potensi penghematan Rp 3,65 miliar dan potensi penciptaan nilai lebih dari Rp 180 miliar dalam lima tahun ke depan. “Digital platform menjadi fondasi utama agar proses bisnis yang tadinya berbelit, manual, lambat ini diubah menjadi sangat cepat,” ujar Darmawan.
